Website-Relaunch für mittelständische Unternehmen: Was gehört ins Briefing?
Inhaltsverzeichnis
Ein Website-Relaunch im Mittelstand beginnt oft mit dem Wunsch nach einem zeitgemäßen Internetauftritt. Im ersten Projektgespräch tauchen dann die entscheidenden Fragen auf: Welche Kunden möchten wir erreichen? Welche Inhalte fehlen? Wer liefert sie? Und was muss bis zum Start wirklich fertig sein? Ein gutes Briefing fasst diese Fragen zusammen und macht den gewünschten Umfang besprechbar.
Ihr Briefing zum Website-Relaunch sollte Ziele, Zielgruppen, Inhalte, Funktionen, Gestaltung, SEO-Anforderungen sowie Budget, Termine und Zuständigkeiten enthalten. Dieser Leitfaden führt Sie durch die wichtigsten Entscheidungen. Am Ende finden Sie eine Checkliste, die Sie für Ihr eigenes Projekt ausfüllen können.
1. Ziele und Ausgangslage festhalten
Ist Ihre Website technisch in die Jahre gekommen, hat sich das Angebot verändert oder erhält der Vertrieb zu wenige passende Anfragen? Halten Sie fest, was den Relaunch auslöst und welche Aufgabe die neue Website übernehmen soll. Sammeln Sie dazu Rückmeldungen aus Vertrieb, Service und Personalabteilung. Diese Teams kennen die Fragen, die Interessenten vor einer Entscheidung stellen.
Formulieren Sie ein vorrangiges Ziel und ergänzen Sie einige untergeordnete Ziele. Legen Sie außerdem fest, wie Sie den Fortschritt überwachen. Für qualifizierte Anfragen ist beispielsweise eine gemeinsame Definition von Marketing und Vertrieb erforderlich. Das Ausfüllen eines Formulars allein sagt noch wenig über die Eignung eines Kontakts aus.
- Welche Produkte oder Dienstleistungen sollen stärker nachgefragt werden?
- Welche Kennzahlen und Rückmeldungen geben Aufschluss über die Ausgangslage?
- Welche Seiten, Downloads und Kontaktmöglichkeiten funktionieren bereits gut?
- Wer bewertet nach dem Start die Ergebnisse und in welchem Zeitraum?
Beispiel für das Briefing „
“ „Unsere wichtigsten Leistungen sollen für technische Einkäufer schneller verständlich werden. Interessenten sollen eine konkrete Projektanfrage senden können. Der Vertrieb bewertet monatlich, welche Anfragen zu unserem Angebot passen.“
2. Zielgruppen und ihre Fragen beschreiben
„Unsere Kunden sind Unternehmen“ hilft bei der Seitenplanung kaum weiter. Beschreiben Sie die Personen, die Informationen suchen, diese fachlich prüfen und Budgets genehmigen. Ein technischer Ansprechpartner benötigt andere Inhalte als die Geschäftsführung oder eine Bewerberin.
Für jede wichtige Zielgruppe reicht als Einstieg eine kurze Beschreibung ihrer Situation aus. Was muss sie verstehen? Welche Zweifel hat sie? Welche Argumente überzeugen sie? Und welchen nächsten Schritt soll sie auf der Website unternehmen?
- Die technische Einkaufsabteilung benötigt Leistungsdaten, Anwendungsbereiche und einen erreichbaren Ansprechpartner.
- Die Geschäftsführung legt Wert auf wirtschaftlichen Nutzen, Referenzen und einen zuverlässigen Projektablauf.
- Bewerber möchten sich ein Bild von den Aufgaben, dem Arbeitsumfeld und dem Bewerbungsprozess machen.
Priorisieren Sie diese Wege. Daraus lassen sich Navigation, Inhalte und Kontaktmöglichkeiten ableiten. Prüfen Sie dabei auch, welche Sprachen tatsächlich benötigt werden und wer die Übersetzungen fachlich freigibt.
3. Inhalte, Seitenumfang und Zuständigkeiten klären
Eine Inhaltsübersicht macht den Umfang des Projekts greifbar. Erfassen Sie vorhandene Seiten, PDFs, Bilder und Videos. Ordnen Sie jedem Inhalt eine Entscheidung zu – übernehmen, überarbeiten, zusammenführen oder entfernen. Bewerten Sie wichtige Seiten zusätzlich anhand ihrer Nutzung und Suchsichtbarkeit.
Unterscheiden Sie zwischen der Anzahl der Seiten und den benötigten Seitentypen. Zwanzig Produktseiten mit einheitlichem Aufbau erfordern einen anderen Arbeitsaufwand als zwanzig individuell gestaltete Seiten. Nennen Sie beispielsweise Startseite, Leistungsübersicht, Leistungsdetail, Referenz, Karriere und Kontakt als mögliche Vorlagen.
- Wer liefert und redigiert die Texte?
- Welche Fotos und Grafiken sind vorhanden und dürfen verwendet werden?
- Wer überprüft Produktangaben, Referenzen und Übersetzungen?
- Bis wann sind freigegebene Inhalte verfügbar?
- Welche Inhalte müssen zum Start fertig sein und welche folgen später?
Halten Sie offene Fragen sichtbar fest. Wenn die Texte noch erstellt werden müssen, sollten Recherche, Abstimmung und Freigaben als eigene Aufgaben in den Zeitplan aufgenommen werden.
4. Funktionen und technische Schnittstellen eingrenzen
Beschreiben Sie Funktionen anhand konkreter Abläufe. Aus „Wir brauchen ein Kontaktformular“ wird beispielsweise „Interessenten wählen eine Dienstleistung aus, beschreiben ihr Projekt und senden die Anfrage an das zuständige Vertriebsteam“. Dadurch lassen sich Pflichtfelder, die Übermittlung und die interne Zuständigkeit besprechen.
- Welche Formulare, Suchfunktionen, Downloads oder Terminbuchungen werden benötigt?
- Welche Systeme sollen angebunden werden, beispielsweise CRM, Bewerbermanagement oder Produktdatenbank?
- Welche Daten werden in welche Richtung übertragen und wer ist für die Schnittstelle zuständig?
- Wer wird die Seiten später pflegen und welche Benutzerrollen werden dafür benötigt?
- Welche Vorgaben gelten für Hosting, Wartung, Backups und Support?
Unterteilen Sie die Anforderungen in „für den Start erforderlich“ und „später erweiterbar“. Ein Kundenportal oder ein Produktkonfigurator verdient eine eigene Beschreibung mit Anwendungsfällen. Für ein tragfähiges Angebot sollte außerdem klar sein, wer den Zugang zu technischen Unterlagen und Ansprechpartnern der angebundenen Systeme organisiert.
5. Marke, Gestaltung und mobile Nutzung definieren
Fügen Sie das Logo, die Farben, die Schriftarten und bestehende Gestaltungsrichtlinien bei. Geben Sie zwei oder drei Referenz-Websites an und erklären Sie jeweils, was Ihnen daran gefällt. „Die Produktnavigation ist verständlich“ ist für die Gestaltung hilfreicher als „So ähnlich soll es aussehen“.
Beschreiben Sie, welchen Eindruck die Marke vermitteln soll und welche Inhalte im Mittelpunkt stehen. Bei einer technischen B2B-Website können beispielsweise klare Leistungsbeschreibungen, Anwendungsbilder und nachvollziehbare Referenzen die Gestaltung prägen. Halten Sie fest, welche Elemente auf kleinen Bildschirmen besonders wichtig sind.
- Welche Inhalte und Funktionen müssen auf Mobilgeräten schnell abrufbar sein?
- Welche Anforderungen gelten für Lesbarkeit, Kontraste und Tastaturbedienung?
- Wie sollen Formulare Fehler erklären und Rückmeldungen geben?
- Welche wiederverwendbaren Seitenbausteine soll Ihr Team später selbst einsetzen können?
Legen Sie außerdem fest, welche Aspekte der Barrierefreiheit, des Datenschutzes und der Einwilligungsverwaltung fachlich geprüft werden müssen und wer diese Prüfung übernimmt. So werden notwendige Abstimmungen frühzeitig in das Projekt integriert.
6. SEO und den Übergang zur neuen Website planen
Ein Website-Relaunch wirkt sich auch auf die bestehenden Einstiegsseiten aus der Google-Suche aus. Nehmen Sie daher eine Bestandsaufnahme wichtiger URLs, Suchanfragen und verlinkter Downloads in das Briefing auf. Daraus ergibt sich ein Plan, welche Inhalte und Adressen beibehalten werden oder sich ändern.
- Für geänderte URLs wird die entsprechende neue Zielseite dokumentiert.
- Dauerhafte Weiterleitungen werden eingerichtet und vor der Inbetriebnahme überprüft.
- Interne Links, Canonical-Tags und gegebenenfalls Sprachverweise werden an die neuen URLs angepasst.
- Die Sitemap und die Indexierungseinstellungen werden zu Beginn überprüft.
- Die Sichtbarkeit in den Suchergebnissen und etwaige Fehler werden nach dem Start in der Search Console überwacht.
Google empfiehlt bei URL-Änderungen eine Zuordnung der alten zu den neuen Adressen sowie permanente serverseitige Weiterleitungen. Eine alte Leistungsseite sollte auf ihren entsprechenden Nachfolger verweisen. Die Sichtbarkeit kann während der erneuten Verarbeitung schwanken. Die technische Vorbereitung und die anschließende Kontrolle gehören daher ausdrücklich zum Umfang des Relaunchs. Googles Leitfaden für Website-Umzüge.
7. Budget, Termine und Freigaben vereinbaren
Ein Budgetrahmen hilft dabei, Umfang und Prioritäten realistisch zu planen. Berücksichtigen Sie neben Konzeption, Design und Entwicklung auch Texte, Bilder, Übersetzungen, Datenübernahme und laufende Kosten. Machen Sie im Angebot deutlich, welche Leistungen enthalten sind und welche Voraussetzungen Ihr Team erfüllen muss.
Leiten Sie den Zeitplan vom gewünschten Starttermin aus rückwärts ab. Es kann vorkommen, dass ein Messetermin bereits feststeht, während die Produkttexte noch abgestimmt werden. In diesem Fall muss frühzeitig entschieden werden, welcher Umfang bis dahin fertiggestellt werden kann.
- Wer entscheidet über Struktur, Gestaltung, Inhalte und Budget?
- Wer sammelt die Rückmeldungen aus den beteiligten Abteilungen?
- Welche Fristen gelten für Lieferung, Prüfung und Freigabe?
- Wie werden zusätzliche Anforderungen bewertet und in Auftrag gegeben?
- Wer gibt den Startschuss und begleitet die ersten Schritte danach?
Legen Sie nachvollziehbare Abnahmekriterien fest. Dazu können geprüfte Kontaktformulare, freigegebene Inhalte, funktionierende Weiterleitungen, mobile Ansichten und eine Einweisung für die Redaktion gehören. Legen Sie fest, wie Fehler gemeldet und priorisiert werden.
Praxisbeispiel DODUCO
Beim Relaunch der Website für den Edelmetallverarbeiter DODUCO arbeiteten wir im Auftrag der Agentur KRAFTJUNGS GmbH an Konzeption, UX/UI und Entwicklung. Ausgangspunkte waren das bestehende Erscheinungsbild und das Leitbild des Unternehmens. Gemeinsam mit dem Kunden wurden Sitemap und Inhaltsstruktur entwickelt, bevor die Gestaltung der erforderlichen Seiten ausgearbeitet wurde. Die Umsetzung erfolgte mit WordPress. Zur DODUCO-Projektbeschreibung.
Für Ihr Briefing lässt sich daraus eine praktische Frage ableiten: Welche Informationen über Marke, Leistungen und Zielgruppen benötigt das Projektteam, um die Seitenstruktur zu entwerfen? Wer diese Unterlagen und die zuständigen Ansprechpartner frühzeitig zusammenbringt, schafft eine gemeinsame Grundlage für die nächsten Entscheidungen.
Briefing-Checkliste zum Ausfüllen
Tragen Sie diese Punkte in ein gemeinsames Dokument ein. Für das erste Gespräch reichen kurze, konkrete Antworten aus. Kennzeichnen Sie offene Fragen mit einer zuständigen Person und einem Termin.
- Ausgangslage – Unsere aktuelle Website erschwert …
- Hauptziel – Nach dem Relaunch sollen Besucher …
- Zielgruppen – Die wichtigsten Nutzer sind … Sie benötigen …
- Erfolgskontrolle – Wir beobachten … Verantwortlich ist …
- Inhalte – Diese Seiten und Materialien gibt es bereits … Neu erstellt werden müssen …
- Funktionen – Zu Beginn benötigen wir … Später sind folgende Funktionen denkbar …
- Technik – Diese Systeme, Sprachen und Schnittstellen sind relevant …
- Gestaltung – Unsere Markenrichtlinien sehen vor … Diese Beispiele helfen uns …
- SEO-Übergang – Die wichtigsten bestehenden URLs sind … Die Migration wird betreut von …
- Rahmen – Unser Budgetrahmen beträgt … Der gewünschte Starttermin ist …
- Verantwortung – Inhalte bereitstellt … Rückmeldungen sammelt … Freigaben erteilt …
- Betrieb – Pflege, Wartung und Erfolgskontrolle übernimmt …
Mit einem gemeinsamen Briefing in das Projekt starten
Ein aussagekräftiges Relaunch-Briefing macht Ziele, Aufgaben und noch offene Entscheidungen deutlich. Es hilft Ihrem Team, Angebote auf einer gemeinsamen Grundlage zu besprechen und den Aufwand für Inhalte und Abstimmungen einzuplanen.
Bärenstark unterstützt Unternehmen bei der Konzeption, dem Webdesign und der Entwicklung sowie der anschließenden Pflege ihrer Website. Mehr dazu erfahren Sie unter unseren Leistungen für Webdesign, Entwicklung und SEO.
Planen Sie einen Website-Relaunch? Bringen Sie Ihre bestehende Website, die wichtigsten Ziele und die ausgefüllte Checkliste zum ersten Gespräch mit. Gemeinsam klären wir, welche Anforderungen bereits feststehen und wo die Konzeption ansetzen sollte. Sprechen Sie mit Bärenstark über Ihren Relaunch.
